MÉTHODE DE PREUVE · GUIDE PRATIQUE
Ne travaillez que sur des copies. L’original doit rester identifiable et accessible. Une bonne organisation sépare les fichiers issus de l’appareil, les copies de travail et les documents transmis à chaque interlocuteur.
LE PRINCIPE
L’original doit rester identifiable et accessible. Une bonne organisation sépare les fichiers issus de l’appareil, les copies de travail et les documents transmis à chaque interlocuteur.
GRILLE DE QUALITÉ
Le fichier issu de l’appareil reste identifiable.
Originaux, copies de travail et envois ne sont pas mélangés.
Un second emplacement indépendant existe.
Chaque transmission est associée à une date et un destinataire.
PAS À PAS
Commencez par ce qui situe le fait dans son environnement.
Créez le lien entre le contexte et le détail utile.
Isolez le point précis sans supprimer les vues précédentes.
Ajoutez un repère ou une information vérifiable.
Reliez l’élément à sa référence, sa date ou son document.
Classez, sauvegardez et préparez la transmission.
EXEMPLE PÉDAGOGIQUE
Créez un dossier par situation, puis trois sous-dossiers : 01-originaux, 02-copies-travail et 03-envois. Ne renommez pas l’unique exemplaire avant d’avoir réalisé une copie.
AVANT / APRÈS
CONTRÔLE PROPRE À CETTE MÉTHODE
La conservation utile ne consiste pas à multiplier des copies indifférenciées. Elle permet de retrouver la source, la copie de travail, la version envoyée et la preuve de cet envoi.
| Test | Organisation fragile | Organisation exploitable | Correction possible |
|---|---|---|---|
| Origine | Le fichier a été renommé puis déplacé sans trace | L’appareil ou le document source et la date d’import sont identifiables | Noter l’origine connue sans inventer les informations manquantes |
| Séparation | Original et copie annotée portent le même nom | Les répertoires et suffixes distinguent ORIGINAL, TRAVAIL et ENVOI | Créer une copie de travail à partir du meilleur original restant |
| Sauvegarde | Toutes les copies sont sur le même téléphone | Une seconde sauvegarde indépendante est lisible | Copier vers un support distinct puis contrôler quelques fichiers |
| Transmission | Impossible de savoir quelle version est partie | Le bordereau reprend l’identifiant exact, le destinataire et l’accusé | Reconstituer seulement à partir du message et des pièces jointes conservés |
POINTS DE VIGILANCE
LE LIVRABLE ATTENDU
Le dossier final permet de retrouver l’original, la copie éventuellement annotée et la version réellement envoyée sans écrasement.
Ajoutez un index d’une page lorsque le dossier devient volumineux : nom de la pièce, date, origine, contenu et destinataire éventuel. Cette discipline évite d’envoyer plusieurs versions contradictoires.
QUESTIONS FRÉQUENTES
Le renommage n’altère pas nécessairement le contenu, mais gardez de préférence une copie brute issue de l’appareil et documentez votre classement.
Au moins une copie distincte supplémentaire est prudente ; adaptez le niveau de sauvegarde à l’importance du dossier.
Relisez le dossier comme si vous ne connaissiez pas la situation : le lieu, la date, le fait, l’original et la pièce associée doivent être retrouvés immédiatement.
Non. Conservez le dossier complet mais envoyez une sélection proportionnée, organisée et directement utile à la question posée.
Pas nécessairement pour un dossier courant. La priorité est de préserver l’original, séparer les versions et tracer les transmissions. Une empreinte peut compléter la méthode lorsqu’un professionnel la demande.
Il peut être un emplacement, mais une synchronisation peut aussi propager une suppression. Gardez une seconde copie indépendante et contrôlez qu’elle s’ouvre réellement.
SOURCES & LIMITES
La méthode aide à préserver et organiser des éléments. Elle ne garantit pas leur recevabilité ni leur force probante dans une procédure particulière.
APPLICATIONS CONCRÈTES · 41 RÉPONSES
Ces liens ne signifient pas que la méthode suffit à elle seule. Chaque réponse précise la sécurité, les pièces, les sources et les interlocuteurs propres au cas.