OUTIL LOCAL · GRATUIT · IMPRIMABLE
Lister exactement les pièces envoyées, leur version, le destinataire, le canal et l’accusé reçu pour éviter les dossiers incomplets.
L’outil fonctionne sans compte et sans envoi de pièce. Effacez le contenu depuis le bouton prévu avant d’utiliser un appareil partagé.
ENVOIS TRAÇABLES
Décrivez le lot effectivement envoyé, pas le dossier que vous aviez prévu d’envoyer. Conservez séparément l’accusé ou la preuve de dépôt.
Ajoutez le premier envoi. Vous pourrez vérifier ensuite quelle version et quelles pièces ont réellement été reçues.
| Date | Destinataire et canal | Pièces | Accusé | Supprimer |
|---|
BIEN INTERPRÉTER LE RÉSULTAT
Le bordereau ne prouve pas automatiquement la réception du contenu. Il rapproche la liste préparée, le message envoyé, l’accusé disponible et la prochaine relance.
Exemple de formeEMAIL-004 — 3 pièces jointes — service sinistres — espace client — accusé automatique reçu à 16 h 42.
Exemple fictif : adaptez-le aux faits réellement observés.
Nom du service, adresse ou espace utilisé et référence du dossier.
Reprenez le même identifiant que dans l’inventaire, avec son format.
Conservez l’accusé sans lui faire dire davantage que ce qu’il confirme.
SCÉNARIO ENTIÈREMENT FICTIF
Un accusé technique ne décrit pas toujours les pièces reçues. Ce scénario fictif rapproche préparation, envoi, réception et contrôle de lisibilité.
| Étape | Trace conservée | Résultat | Limite |
|---|---|---|---|
| Préparation | Liste PHOTO-001 à 006 + CHRONO-001 | Lot identifié avant l’envoi | La liste ne prouve pas encore la transmission |
| Envoi | Copie du message et pièces jointes | Version réellement partie retrouvable | Ne pas remplacer le dossier complet |
| Réception | Accusé automatique de 16 h 42 | Réception technique possible | Il ne confirme pas la complétude |
| Contrôle | Réponse du service : quatre fichiers lisibles | Écart éventuel immédiatement visible | Garder la relance et sa référence |
CONTRÔLE QUALITÉ
QUESTIONS & LIMITES
Non. Il peut confirmer un envoi ou une réception technique. Demandez séparément si les pièces sont lisibles et si le dossier est considéré comme complet.
Ne modifiez pas la version associée à l’envoi. Créez un complément daté qui indique les pièces ajoutées ou corrigées et conservez son propre accusé.
Non. Elles restent dans le stockage local du navigateur utilisé. Aucun compte ni téléversement de document n’est nécessaire.
Non. L’outil aide à organiser vos éléments. La portée d’une pièce dépend de son origine, de son contexte, de son intégrité et de la situation dans laquelle elle est utilisée.
Oui. Utilisez le bouton d’impression pour produire une version papier ou un PDF avec les fonctions de votre navigateur.
N’ajoutez pas de mot de passe, code de sécurité, donnée bancaire complète ni information personnelle inutile. Utilisez des références courtes lorsque cela suffit.
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